اوراق اداری

در دنیای امروز هر شرکت و یا مجموعه معتبری برای رساندن پیام یکپارچگی و اقتدار خود به مخاطبین سعی در هماهنگ کردن اجزای مختلف مجموعه دارند . هرچه یک مجموعه بتواند از نظر بصری ، ظاهری آراسته و با یک فرم واحد داشته باشد ، حس اطمینان بیشتری را در مخاطب القاء می‌کند زیرا شخص به این موضوع توجه می‌کند که این مجموعه برای همه قسمت های خود ارزش قائل است و سیستمی با مدیریت یکپارچه دارد.
ست های اداری یکی از ابتدایی‌ترین و البته اصلی‌ترین اجزای بصری هر شرکت و یا مجموعه هستند که تمامی افراد در ارتباط با آن مجموعه روزانه چندین بار با آن‌ها سر و کار دارند، پس هر چه این ست ها از هماهنگی و زیبایی بیشتری برخوردار باشند تأثیر بیشتری بر ذهن مخاطب می‌گذارند

برگه ای است که بطور معمول در قطع (A4 (7/29 × 21 سانتیمتر ارائه می شود و برای انجام امور نامه نگاری ادارات و موسسات یا اشخاص حقیقی مورد استفاده قرار می گیرد. مواردی که امکان حضور در سربرگ را دارند، عبارتند از: نشانه و عنوان، نشانی، عناوین مانند «تاریخ، شماره، پیوست» که با توجه به فایل های آماده برای نامه نگاری های اداری، بر روی سربرگ چاپ نمی شوند و تنها فضای لازم برای چاپ آنها توسط چاپگرهای رومیزی در سربرگ پیش بینی می شود. همچنین عناصر بصری تزئینی دیگر. بطور معمول محل قرارگیری آرم و عنوان در بالای سربرگ پیش بینی می شود، این مورد به ویژه در سربرگ های ادارات دولتی بعنوان یک اصل رعایت می شود. اگر چه در سایر موارد طراح می تواند با توجه به روحیه و محدوده ی فعالیت سفارش دهنده، مکان مناسب برای قرار گرفتن آرم و عنوان را تعیین کند.
بدیهی است که محل قرارگیری آرم نباید لطمه ای به کاربری اصلی سربرگ (ضرورت نگارش متن بر روی آن) وارد کند. قرار گرفتن نشانه و عنوان در سمت چپ یا راست (بالا) سربرگ بستگی به شکل و جهت نشانه دارد، ولی بطور معمول در سربرگ های دولتی نشانه در سمت راست بالا قرار می گیرد تا امکان درج تاریخ و شماره نامه در سمت چپ بالا میسر باشد، زیرا درج موارد یاد شده در سمت چپ این امکان را فراهم می کند تا پس از آرشیو و بایگانی نامه های وارده، دستیابی به نامه های مورد نظر بر اساس شماره و تاریخ نامه (در هنگام ورق زدن پرونده بایگانی شده سریع تر انجام پذیرد.) ابعاد نشانه، اگر چه متأثر از شکل گرافیک آن قابلیت کوچک و بزرگ شدن خواهد داشت ولی غالباً محدوده ای بین 5 تا 15 سانتیمتر مربع را به خود اختصاص می دهد. اندازه قلم عنوان نیز بسته به کوتاه یا مفصل بودن آن بین 10 پوینت تا 14 پوینت تعریف و معمولاً با قلم ضخیم ارائه می شود. لازم به توضیح است در صورتی که عنوان طولانی باشد، امکان شکستن آن به دو یا سه خط مقدور است و اغلب بخش های اصلی عنوان را با قلم بزرگ تر از بخش های دیگر قید می کنند. عنوان بلافاصله در کنار آرم قرار می گیرد و بر حسب شکل آرم و ضرورت های دیگر، در پایین، چپ یا راست نشانه جای خواهد گرفت. اگر چه محل قرار گیری عنوان بسته به شکل کلی سربرگ قابل تعریف است اما قرار گیری عنوان در بالای نشانه ی فرضی دور از ذهن است. نوع قلمی که برای عنوان استفاده می شود باید با گرافیک آرم و محدوده فعالیت صاحب آن متناسب باشد. نشانی اغلب در سربرگ قید می شود. اندازه ی قلم نشانی نیز متاثر از کوتاه یا بلند بودن آن محدوده ای بین قلم 8 تا 12 پوینت نازک خواهد داشت، اگر چه نوع فونت قلم انتخابی در اندازه ی قلم بسیار تعیین کننده است.
همچنین نحوه چیدمان نوشتار نشانی نیز تحت تاثیر دیگر عوامل بصری، می تواند چپ چین، راست چین، وسط چین و یا حتی چیدمانی نامنظم و ساختار شکن داشته باشد.
عناصری که در سربرگ قید می شوند از حاشیه های سربرگ فاصله خواهند داشت (این حاشیه ها از یک سانتیمتر کمتر نخواهند بود). در طراحی گرافیکی سربرگ باید توجه داشت زمینه ی سربرگ حتی الامکان فاقد رنگ باشد، زیرا در صورت عدم رعایت این امر، در هنگام کپی گرفتن یا ارسال سربرگ بوسیله فکس، زمینه ی نسخه ی تکثیر شده، تیره و فاقد کیفیت و کاربرد خواهد بود. همچنین گرفیک اجرا شده برای سربرگ باید به گونه ای باشد تا مشکلی برای نگارش متن و خواندن آن ایجاد نکند. نهایتاً بسته به موضوع و محدوده فعالیت و همچنین نظر سفارش دهنده، محدودیت های ذکر شده امکان کمرنگ شدن دارند و طراحی سربرگ هایی با اقطع های متفاوت و گرافیک متنوع امکان پذیر خواهد بود.
قطع (A5 (8/14 × 21 سانتیمتر پس از قطع A4 در اولویت طراحی قرار دارد. معمولاً این قطع برای مکاتبات داخلی و یا متن های کوتاه مورد استفاده قرار می گیرد. باید توجه داشت اگر چه ابعاد سربرگ های A5 نصف سربرگ های A4 است اما نباید عناصر بصری را نیز به همین نسبت کوچک کرد، بلکه باید دقیقاً و مجدداً انتخاب قلم نوشتار و ابعاد عناصر بصری انجام پذیرد. نحوه گرافیک سربرگ در قطع های گوناگون، معمولاً یکسان است و تفاوت فاحشی با یکدیگر ندارند.

مطالبی درباره اوراق اداری

تعریف اوراق اداری
به مجموعه سربرگ، کارت ویزیت و پاکت نامه گفته می شود. در کنار آن ها، مواردی همچون کاغذ یادداشت، فلش کارت، کارت های اعتباری و پرسنلی، لیبل وسایل و … می توانند جایگاه داشته باشند.

ست اداری چیست؟

ست اداری به مجموعه ای از ابزارهایی گفته … ادامه مطلب